CAE e CRE

1- Meu campus instalou o Web Diário, fez as importações do Nambei e ao analisar as importações verificamos que todas as disciplinas estão alocadas para todos os professores. O que pode estar acontecendo?

Resposta: Isso acontece quando há problemas na digitação do horário no Nambei. Basta seguir o checklist e corrigir os erros de horário, refazendo a importação dos dados ao final. Neste caso, exclua o bd do Web Diário e crie-o novamente ou então exclua as atribuições divergentes e refaça a sincronização dos dados.

2- Se fizermos alguma alteração no Web Diário (como o calendário, por exemplo), isto se refletirá no Nambei na hora de sincronização?

Resposta: Não, o Web Diário somente tem função de importação dos dados do Nambei e não de exportação. A única saída possível de dados do Web Diário para o Nambei é utilizando o módulo Digita Notas ao final do período letivo.

3- Posso fazer a importação do dados do Nambei, antes do check list?

Resposta: Se for apenas para testes, você pode até importar os dados do Nambei, mas é recomendado que a re-instalação seja refeita quando for colocar em produção após a correção de todos os problemas do Nambei, pois o lançamento de dados incorretos no Nambei acarreta em uma série de erros no Web Diário.

4- Para os câmpus que utilizam o Web Diário é necessário que os professores façam algum procedimento no Aurora ou Digita Notas?

Resposta: Não! Basta que o professor lance as notas no WebDiario e, ao final do período letivo, os resultados serão enviados para o Digita Notas automaticamente.

5- Como funciona quando a turma é dividida ou a turma tem mais de um professor?

Resposta: Basta lançar no Nambei, na tabela de horários, os dados das duas atribuições com prontuários diferentes de professores em cada registro que o Web Diário irá disponibilizar o diário de acordo com o que foi lançado. Assim, será possível ter um diário compartilhado com dois ou mais professores ou ter uma turma dividida com dois professores ou mais.

6- Os professores daqui do campus me alertaram que não está aparecendo para eles os campos que permitem a mudança de ano e semestre. O que não está configurado corretamente, de modo que permita que estes campos apareça para eles?

Resposta: No menu admin / tipos é possível configurar quais tipos de usuário poderão alternar entre anos/semestres.

7- Para os cursos em parceria com o Estado, como fica a digitação de notas pelos professores?

Resposta: Assim como os professores efetivos do IFSP, todos os professores cadastrados no Nambei tem acesso ao Web Diário e podem realizar suas atividades de controle de notas e frequências.

8- Como o WebDiario gerencia a entrada de alunos após o início do período letivo?

Resposta: O sistema irá calcular a frequência do aluno a partir da data de início do período letivo ou da data de matrícula (especificado no novo campo de data de matrícula disponível no Nambei). As aulas antes da data da matrícula serão desativadas no diário impresso e também na tela de lançamento de frequência do WebDiario. Lembramos que a frequência do aluno é calculada de acordo com o número de aulas previstas.

9- Como fica a questão de Regimes Domiciliares, faltas abonadas e outros tipos de licenças com abono previstas em lei?

Resposta: Basta que a CRE lance essas situações no Web Diário por meio do menu secretaria / abono de faltas. As faltas serão automaticamente abonadas nos diários dos docentes, apresentando uma letra para cada tipo de abono.

10- Em que condições o diário do professor é fechado?

Resposta: Somente o professor da disciplina pode fechar o diário, pois, é necessário que as notas sejam exportadas antes, tarefa que somente o docente consegue realizar. O professor pode finalizar o diário após lançar a quantidade de aulas previstas e, no mínimo, duas avaliações. Após fechado, o diário pode ser aberto pela secretaria, mediante solicitação formal do docente ou pelo cadeado disponível no diário. A secretaria receberá um e-mail com o pedido do docente, e o docente irá receber um e-mail com a confirmação da liberação do diário assim que for feito pela secretaria.

11- Percebi que alguns alunos que estão no Web Diário não estão mais matriculados no campus. O WebDiário importa todos os alunos cadastrados no Nambei, mesmo que não estejam mais ativos ou importa somente aqueles com matrícula ativa?

Resposta: O Web Diário importa somente os alunos que tem matrícula ativa no momento da sincronização, entretanto, se o aluno esteve matriculado em outro momento e foi importado para o Web Diário, continuará cadastrado até que alguém com a devida permissão o exclua, o que não precisa ser feito, pois o ideal é permitir que os egressos possam consultar seus dados no sistema mesmo após saírem do curso. Caso a matrícula tenha sido cancelada, o procedimento ideal é mesmo excluir as matrículas em secretaria > cursos > matriculas.

12- Cadastrei uma turma de forma errada no Nambei. Após descobrir o erro, fiz a correção no Nambei, mas continua errada no Web Diário. O que devo fazer?

Resposta: Exclua a atribuição no Web Diário, no menu secretaria / cursos / atribuicoes e depois faça novamente a sincronização. OBS: Todos os dados lançados pelo professor no diário serão perdidos: aulas, avaliações, plano de ensino etc.

13- É possível habilitar aos alunos uma opção para visualizar as notas dos anos anteriores?

Resposta: Sim, no menu admin / tipos é possível configurar quais tipos de usuário poderão alternar entre anos/semestres.

14- Quando o professor perde o prazo de digitação de notas/frequências, o que deve fazer?

Resposta: O professor deve solicitar ao coordenador, ou clicar no cadeado disponível na tela de lançamento de aulas/avaliações para que a solicitação seja encaminhada ao coordenador. Este deve acessar o menu secretaria / prazos / diarios e lançar o motivo do pedido feito pelo docente. O diário será liberado totalmente, por um período de 24 horas, podendo o professor efetuar quaisquer alterações em dias, frequências e/ou avaliações.

15- Cadastrei uma disciplina no Nambei, mas ela não é exibida no Web Diário para o professor. O que devo fazer?

Resposta: As disciplinas somente serão exibidas quando os alunos forem cadastrados no Nambei e alocados as referidas disciplinas. Após este cadastro, realizar a atualização no Web Diário através do menu Admin > Sincronizar Nambei.

16- Um aluno/professor/disciplina foi excluído/alterado no Nambei mas os dados ainda são exibidos da forma anterior no Web Diário, o que devo fazer?

Respota: Será necessário excluir o aluno/professor/disciplina do Web Diário, depois acessar o menu Admin > Sincronizar Nambei e fazer a sincronização para que o registro seja importado corretamente.

17- Preciso liberar a alteração de notas no Nambei para alguns alunos específicos. O Web Diário liberará a alteração somente para estes alunos da turma?

Resposta: A CRE precisa liberar no Nambei a alteração para a turma toda. Depois disso, a secretaria precisa liberar o diário para que o professor possa reenviar as notas.

18- Haverá conflito para as turmas matriculadas no Nambei para um semestre diferente do atual?

Resposta: Não. O WebDiário trata as disciplinas por semestre. Para trabalhar com disciplinas anteriores, será necessário alterar o semestre e o ano.

19- Os alunos foram cadastrados no Nambei mas não são exibidos no Web Diário. O que devo fazer?

Resposta: Após o cadastro de todos os alunos no Nambei, acesse o Web Diário menu Admin > Sincronizar Nambei e clique no botão Atualizar. Logo abaixo das opções de atualização, será exibido o resumo com as informações sobre os dados importados para o sistema.

20- Como funciona a transferência de turno/turma no Web Diário?

Resposta: Atualmente, como não existe a possibilidade de transferência de turma no Nambei os alunos são cancelados, ou seja, sua situação na turma atual é alterada e ele é cadastrado em uma nova turma. Como o Web Diário reflete somente as inserções do Nambei, o aluno vai aparecer duplicado no Web Diário, tanto na turma antiga quanto na nova, ou seja, não há como transferir os dados do aluno de uma turma para outra. Esse problema deverá ser solucionado futuramente. A instrução atualmente é que o docente que recebeu a matrícula lance as notas e frequências no diário novo como se o aluno as tivesse realizado e coloque no campo “observações” as notas e faltas e demais informações sobre a matrícula antiga.

21- Os câmpus que utilizam o Web Diário necessitam executar o Roda?

Resposta: Não mais. Para os cursos superiores, o Roda é executado automaticamente quando o professor exporta as notas, podendo já visualizar os alunos que ficaram de IFA ou fechar o diário caso não tenha alunos nessa situação. No caso dos cursos modulares e integrados, o Roda é executado automaticamente quando o último professor exporta as notas, sendo que, os professores devem aguardar que todos os docentes exportem e o Roda seja executado no final. Os professores da turma receberão e-mail com a informação de que o Roda foi executado e que podem proceder a aplicação da Reavaliação ou fechar o diário. Somente os cursos integrados em parceria necessitam do Roda, que deve ser feito via chamado do suporte.

22- Uma disciplina é exibida duplicada no Web Diário. Como faço para excluir a disciplina duplicada?

Resposta: Exclua as disciplinas duplicadas no Web Diário, depois clique em Admin > Sincronizar Nambei e faça a atualização dos dados. IMPORTANTE: Caso o docente tenha começado a utilizar as funções do Web Diário para a disciplina (faltas, notas, etc), todos os dados serão excluídos junto com a disciplina.

23- Os professores utilizaram a solicitação de trocas e reposições pelo Web Diário, mas no menu Secretaria > Relatórios > Relatórios em PDF > opção Trocas e Reposições não é exibido nenhum registro. O que aconteceu?

Resposta: As solicitações de trocas e reposições devem ser aprovadas pelo Coordenador de curso, através do menu Professor > Trocas e Reposições.

24- As notas foram lançadas através do Digita Notas e não aparecem no Diário gerado pelo Web Diário. O que devo fazer?

Resposta: O Web Diário não faz importação de notas digitadas através do Nambei. As notas devem ser lançadas exclusivamente através do Web Diário.

25- Um aluno foi dispensado/excluido/transferido no Nambei mas essa informação não está sendo importada no WebDiario. Como proceder?
Resposta: Na tela de secretaria > cursos > matriculas, verifique as situações do aluno importadas do Nambei clicando na lupa ao lado do nome do aluno. Exclua o status errado e mantenha somente o status atual.

26- Apareceu uma janela em minha tela inicial com várias mensagens de erros do sistema, o que significam essas mensagens?

Resposta: Essa janela foi adicionada no sistema a fim de informar a secretaria os possíveis problemas ocorridos no sistema, para que possa buscar solucioná-los antes do final do período letivo, época onde os problemas costumam acumular por conta do fechamento das notas. A janela apresenta dois diferentes tipos de mensagens (Registros de erros do sistema e Erros de Exportação de Notas). Os Registros de erros do sistema são os logs gerados durante a sincronização, podem ser erros de importação ou de ensalamento (que ocorreram por conta de algum cadastro errado no Nambei), problemas técnicos no servidores da reitoria (que podem ter impedido algum procedimento, como exportação de notas) etc. Esses registros não são excluídos dessa janela, então, basta verificar a data em que ocorreram, se for corrigido após essa data, o erro não aparecerá novamente. Se o problema persistir, um novo registro com data atualizada será gerado. No caso dos Erros de Exportação de Notas, que normalmente acontecem por conta de problemas na exportação de notas pelos docentes, basta liberar o diário e a alteração de notas no Nambei para que o professor faça novamente a exportação e essa mensagem deixe, automaticamnete, de aparecer na janela. Lembrando que o docente recebe um e-mail quando a secretaria libera o diário ou quando há diários com problema de exportação.

27- Na tela inicial aparece um registro “Nota não pode ser alterada pois já está fechada”, o que significa?

Resposta: Significa que o docente tentou re-exportar notas sem que a secretaria fizesse a alteração de notas no Nambei. Libere o diário (caso esteja fechado) e libere alteração de notas no Nambei e avise o docente para exportar as notas novamente.

28- Na tela inicial aparece um registro “Aluno não autorizado para reavaliação”, o que significa?

Resposta: Significa que o docente está tentando re-exportar nota de Reavaliação/IFA sem re-exportar as notas/faltas regulares. Nesse caso, libere o diário, libere a alteração de notas no Nambei e instrua o docente a excluir a Reavaliação/IFA, exportar as notas/faltas e lancar as notas de Reavaliação/IFA somente quando o sistema tiver liberado lançamento da Reavaliação/IFA.

29- Na tela inicial aparece um registro “Could not commit Hibernate transaction; nested exception is org.hibernate.TransactionException”, o que significa?

Resposta: Esse erro acontece quando o servidor do DigitaNotas está congestionado. Basta que o docente tente novamente após alguns minutos. Se o docente já conseguiu exportar as notas, esse erro pode ser ignorado.

30- Na tela inicial aparece um registro “Erro DigitaNotas (WS)”, o que significa?

Resposta: Esse erro acontece quando o servidor do DigitaNotas está congestionado. Basta que o docente tente novamente após alguns minutos. Se o docente já conseguiu exportar as notas, esse erro pode ser ignorado.

31- Como faço para saber se os docentes da turma exportaram notas, se já podem lançar Reavaliação/IFA ou se já podem fechar o diário?

Resposta: No menu secretaria > cursos > atribuições é possível visualizar a situação dos diários. As situações possíveis são: “Aberto”, “Aguardando Roda” (quando o professor já exportou as notas e aguarda os demais para que o Roda seja executado), “Fechar” (quando o Roda já foi executado e não há alunos de Reavaliação/IFA ou as notas de Reavaliação/IFA já foram exportadas), “Rec” (quando o Roda já foi executado e há alunos para lançamento de Reavaliação/IFA) e “Fechado”.

32- O professor já exportou as notas e agora precisa alterar a nota de um aluno. O que fazer?
Resposta:

Para cursos integrados (1o a 3o bimestre):
1) CRE libera o diario do professor em secretaria > cursos > atribuicoes (docente recebe e-mail de confirmação) e libera alteração de média bimestral no Nambei;
2) Professor lança as notas, clica no botão roxo e fecha o diário manualmente clicando no “clique aqui” da tela inicial da disciplina.

Obs: Caso seja 4o bimestre, após o docente exportar as notas, vai ser necessário aguardar que todos os docentes exportem as notas e o Roda seja executado para que os docentes possam lançar a Reavaliação Final. Neste caso, no 4o bimestre, quando o professor exporta as notas ele precisa aguardar que todos os professores da turma também exportem. Quando o último professor exportar, o roda será executado e todos receberão um email com a informação para lançarem as notas de Reavaliação e fecharem o diário.

Para cursos modulares:

1) CRE libera o diario do professor (docente recebe e-mail de confirmação) e libera alteração de média e Reavaliação no Nambei.
2) O professor exclui a Reavaliação (se existir) e clica no botão roxo para enviar somente as notas normais (média);
3) Caso exista algum professor ainda faltando enviar as notas, o professor aguarda e recebe um e-mail quando puder continuar. Se for o último a exportar na turma, o Roda vai ser executado e liberar o lançamento de Reavaliação para todos os professores da turma.
4) Professor recebe a informação que há ou não alunos em recuperação e cria uma Reavaliação, onde irá aparecer a lista dos alunos em recuperação;
5) Professor lança as notas e clica no roxo e fecha o diário manualmente clicando no “clique aqui” da tela inicial da disciplina.

33- O professor recebeu a seguinte mensagem ao exportar as notas: ERRO AO EXPORTAR NOTAS, AVISE O ADMINISTRADOR: Nota não pode ser alterada pois já está fechada.

Resposta:
Neste caso, como informado na mensagem, é necessário liberação de notas no Nambei, seguindo os procedimentos do link: https://sistemas.ifsp.edu.br/attachments/461/LiberacaoDeNotas-Nambei.pdf

34- O professor recebeu a seguinte mensagem ao exportar as notas: ERRO AO EXPORTAR NOTAS, AVISE O ADMINISTRADOR: Nota não foi gerada (necessário gerar notas no sistema Nambei ou verifique a turma e o bimestre).

Resposta:
Esse erro normalmente acontece quando um aluno foi excluido do Nambei e não foi excluído do WebDiario. Como o WebDiario somente importa os dados do Nambei, não é possível saber quando um aluno foi excluído do Nambei, sendo necessário também excluir esse aluno no WebDiario. A secretaria deve verificar se há algum aluno no WebDiario que não está mais no Nambei e fazer a exclusão do mesmo.

35- Como faço para que eu ou outro servidor tenhamos acesso ao sistema?

Resposta:
O administrador do webdiario no campus deve efetuar o cadastro em secretaria > pessoas. Os professores e alunos são importados diretamente do Nambei com o prontuário como usuario e senha, os demais usuários (direção, sociopedagógico, CRA, CAE) precisam ser cadastrados manualmente. Favor entrar em contato com a CTI.

36- Os coordenadores não estão recebendo as informações dos planos de aula lançados pelos professores.

Resposta: É necessário configurar as áreas em secretaria > cursos > areas ; e os coordenadores dos cursos em secretaria > cursos > coordenadores.

37- Alguns professores estão relatando o problema ’Aluno matriculado após o inicio do ano letivo’ ao lançar frequências, o que fazer?

Resposta: Verificar a data de matrícula do aluno em secretaria > cursos > matriculas. Para corrigir a data, é necessário ajustar a informação no Nambei.

38- No menu secretaria > cursos > atribuicoes aparecem alguns diários com ’Problema’ e outros como ’Exportado’, o que seria isso?

Resposta: Os diários com ‘Problema’ podem ser averiguados com o cursor do mouse sobre a palavra. Será apresentada a mesma mensagem que aparece no diário do professor. Normalmente esses problemas são de exportação (problema de conexão na VPN por exemplo) ou esquecimento da liberação das notas no Nambei, quando o professor solicita alteração de notas depois de exportar. No caso da palavra ‘Exportado’, isso significa que as notas foram exportadas corretamente, mas o sistema ainda tem que aguardar os demais docentes da turma exportarem para poder fazer automaticamente o Roda. Trata-se de uma informação somente, não é necessário intervenção alguma.

39 - Qual o significado do status ErroCD no menu atribuições?

Resposta: Para obter detalhes dos status dos diários, basta colocar o cursor do mouse sobre o status. Esse erro acontece quando o professor não aguarda o relógio até o final para finalizar o processo de execução do Roda ou em caso de falha na rede. Pode ser resolvido clicando em admin > sincronizador > consulta roda.

40 - Verifiquei que os diários de uma turma estão quase todos com situação “roda” e não alteram. O que fazer?

Resposta: Provavelmente foi executado o roda manualmente pelo RodaWeb, o que impede o correto processamento das notas da turma. Para resolver o problema é necessário fazer a reexportação das notas de um dos diários, como exemplificado no item 32. Assim o problema será corrigido automaticamente. Lembramos que os campus que utilizam o WebDiario não precisam mais executar o rodaweb, visto que esse processo é realizado automaticamente quando o último professor exporta as notas, como descrito no item 21.

41 - Um professor precisa alterar notas do ano/semestre passado. Liberei o diário no WebDiario e no Nambei mas estou tendo problemas. Como resolver?

Resposta: Os diários precisam ser exportados no semestre/ano letivo correspondente. Caso seja necessário fazer alguma correção em diário de ano/semestre letivo diferente do corrente, é necessário que a secretaria faça manualmente no Nambei.

42 - Um ou mais alunos desapareceram do diário do professor, o que fazer?

Resposta: Favor verificar se os alunos foram incluídos após o procedimento de ‘Gerar Notas’ do módulo Admin do Nambei, caso positivo, será necessário efetuar novamente o procedimento de Gerar Notas e, em seguida, efetuar a sincronização por meio do menu admin > sincronizador, do WebDiario. Atenção: esse procedimento deve ser realizado somente antes do início do período letivo, caso nenhum professor tenha exportado notas ainda. Caso aconteça durante o período letivo, é necessário abrir chamado no suporte@ifsp.edu.br pedindo que seja realizado o procedimento de inclusão manual pela equipe de suporte da reitoria.

43 - Os alunos foram matriculados no Nambei mas não aparecem no WebDiario, o que fazer?

Resposta: Verificar se foi executado o procedimento de ‘Gerar Notas’ do módulo Admin do Nambei. Em seguida efetuar a sincronização por meio do menu admin > sincronizador, no WebDiario. Atenção: esse procedimento deve ser realizado somente antes do início do período letivo, caso nenhum professor tenha exportado notas ainda. Caso aconteça durante o período letivo, é necessário abrir chamado no suporte@ifsp.edu.br pedindo que seja realizado o procedimento de inclusão manual pela equipe de suporte da reitoria.

44 - Temos diários não finalizados do semestre anterior, como proceder?

Resposta: O WebDiario somente gerencia diários do semestre atual, visto que, se integra com o Nambei por meio de WebServices que são ajustados, na reitoria, para o semestre corrente. Até mesmo porque, é fundamental que o diário seja finalizado no semestre corrente, pensando em questões como procedimentos de notas de alunos, fechamento do ano letivo, conselho, etc. As notas dos alunos de semestres anteriores podem ainda ser corrigidos no Nambei manualmente pela secretaria, mas essas alterações não surtirão efeito no WebDiario. Orientamos que os diários não fechados sejam entregues (mesmo com a tarja) à secretaria e anexado um documento descrevendo as alterações que foram feitas manualmente pela secretaria no Nambei.